Příloha č. 2 Knihovního řádu - Obecní knihovna v Kuníně, Kunín 69
informace o nakládání s osobními údaji v obecní knihovně v kuníně
Obecní knihovna v Kuníně (dále jen knihovna) je správcem osobních údajů svých registrovaných uživatelů, zákonných zástupců registrovaných uživatelů do 15-ti let a dalších uživatelů a návštěvníků. Nakládání s osobními údaji v Obecní knihovně v Kuníně respektuje požadavky vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 o ochraně osobních údajů, které nabylo účinnosti 25.05.2018, i s návaznou legislativou České republiky (známém jako GDPR).
Důvod ke shromažďování osobních údajů a k čemu jsou využívány
Obecní knihovna v Kuníně je veřejnou knihovnou poskytující rozsáhlé služby jak pro registrovaného čtenáře, tak pro širokou veřejnost. Základním dokumentem upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku na základě jeho osobních údajů, což vyplývá z Knihovního zákona č. 259/2001 Sb. a také z Knihovního řádu Obecní knihovny v Kuníně. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček, atd.). Tyto adresné služby nabízíme registrovanému čtenáři, který se ke službám přihlašuje vyplněním přihlášky čtenáře. Další služby jsou poskytovány i neregistrovaným uživatelům služeb knihovny (např. rezervace prostoru, rezervace na akci s omezeným počtem míst, atd.) a také v tomto případě jsou shromažďovány základní osobní údaje nezbytné pro zprostředkování služby.
Jaké údaje jsou shromažďovány
Pro půjčování dokumentu čtenáři mimo prostory knihovny jsou nutné základní údaje o registrovaném čtenáři, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dítěte do 15-ti let jsou nutné stejné údaje od jeho zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.
Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P, dítě do 15 let, student do 26 let, uživatel nad 70 let a to v případě, že si takový čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (např. zvýhodněné členství, členství zdarma atp.)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
Využití pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových knihách ve fondu, službách a akcích knihovny. Poštovní adresu čtenáře využívá knihovna, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, v případě upomínek o nevrácené výpůjčky.
Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. Má-li čtenář vyrovnány veškeré závazky vůči knihovně, může požádat o vymazání své čtenářské historie, která je starší více než 365 dnů.
Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.
Fotografická dokumentace
Obecní knihovna v Kuníně pořizuje audio, video a foto dokumentace z pořádaných akcí, na které jsou zachyceni náhodní návštěvníci knihovny. K dotčenému zpracování osobních údajů zde dochází na základě oprávněných zájmů knihovny, a to pro účely dokumentační a propagační. Takto pořízené obrazové záznamy jsou zveřejněny na webových, sociálních sítích, nástěnkách, v médiích a v dalších prezentačních materiálech Obecní knihovny v Kuníně.
Kde jsou údaje k dispozici
Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny https://kunin.knihovna.cz/. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a zadaných rezervacích atd.
Aktuálnost a úprava osobních údajů
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Čtenář je povinen změnu osobních údajů oznámit knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si čtenář může sám upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon).
Některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, pozvánky na akce nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy tedy může knihovna odesílat, pouze má-li správný e-mail čtenáře.
Délka uchovávání osobních údajů
Knihovna uchovává osobní údaje registrovaných uživatelů po dobu registrace a tři roky poté. Během této tříleté doby má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby je knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.
O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Osobní údaje v listinné podobě jsou likvidovány dle Spisového skartačního řádu organizace.
Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme po dobu 5 let.
Zpracování jinými subjekty
Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius SQL a IT firmy, které se podílejí na bezpečnosti našich technologií. V některých případech využíváme služby dalších poskytovatelů, např. odesílání SMS zpráv na mobilní telefonní čísla uživatelů služeb knihovny. Osobní údaje, které knihovny zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobě dle čtenářova přání.
Bezpečnost osobních údajů
Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Čtenářský průkaz se nepůjčuje dalším osobám, přihlásit do knihovny se může každý. Přihlašovací údaje k čtenářskému on-line kontu nesdělovat dalším osobám.
Další informace o právech čtenáře
V souladu s příslušnými právními předpisy informujeme, že máte právo na přístup ke svým osobním údajům v Obecní knihovně v Kuníně, dále máte právo požadovat opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů. Máte také právo vznést v knihovně námitku ohledně zpracování Vašich osobních údajů. Žádosti a podněty týkající se ochrany osobních údajů vyřizuje v knihovně pověřený pracovník po potřebném ověření totožnosti žadatele do jednoho měsíce od jejich doručení.
Žádost je možné podat osobně na adrese Obecní knihovna v Kuníně, Kunín 69, 742 53 Kunín v provozních hodinách knihovny, na e-mailovou adresu knihovnakunin@seznam.cz nebo odesláním doporučené žádosti poštou.
V Obecní knihovně v Kuníně není jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů. Uživatel má právo obrátit se kdykoliv se svým podnětem týkajícím se jeho osobních údajů přímo na knihovnu nebo na Obec Kunín.
Státním dozorovým úřadem pro oblast ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), na který se také můžete případně obrátit se stížností.
V Kuníně dne 07.01.2021
Markéta Kuběnová
